Warum ein Büro ein Sofa braucht (alternativ einen Sessel)

Schicke Sessel, oder?

Irgendwo habe ich diese Woche diese Geschichte gelesen: Der Sohn zeigt dem Vater stolz das neu eingerichtete Büro. Der Vater sagt: „Da fehlt was“. Der Sohn: „Wieso, ist doch alles da? Telefon, Schreibtisch, Computer“. Der Vater sagt: „Die Couch fehlt. Die brauchst Du Morgens, um erst mal in Ruhe zu überlegen, was Du heute erreichen willst“.

In meinem Büro steht auch keine Couch, dafür ein Sessel. Der ist super um noch mal weg vom Computer zu kommen, wo neue Tweets warten, das hier wieder nicht funktioniert hat, und ich noch da und da anrufen soll, um zu überlegen: um was geht es mir heute? was ist wichtig? Manche Entscheidungen treffe ich besser nicht vor dem Computer (oder Tablet oder Smartphone).

 

Was braucht man noch zum achtsamen und wirksamen Planen und Umsetzen?

Planen hat viele Dimensionen:

  • Wie bereite ich einen Workshop vor?
  • Was sind neue Produktideen, die ich verfolge?
  • Was mache ich diese Woche?
  • Was ist wichtig?

Nicht alle Aufgaben sind gleich, und brauchen unterschiedliche Herangehensweisen. Für einen Workshop macht ein Projektplan Sinn. Für Produktideen wird ein Projektplan eher frustrieren als erfolgreich sein. Gerade wenn Kreativität im Spiel ist oder etwas Neues entstehen soll.

Auch die Umsetzung ist unterschiedlich, ob ich Neues ausprobiere oder eine beschlossene (und geplante) Sache umsetze.

 

Für das Ausprobieren und Arbeiten an Produktideen nutze ich gerne ein iteratives Vorgehen, für die Durchführung manchmal einen Pomodoro Timer.

unruhige Gewässer

Effectuation ist eine iterative Methodik, die von dem ausgeht, was da ist (Personen, Ressourcen),  eine Vereinbarung zu einem (Teil-)Ziel trifft (mit Partnern und zum „leistbaren Verlust“), und schaut was passiert. Sie ist gut anwendbar wenn das Ergebnis nicht wirklich planbar ist, weil zu viele Elemente unbekannt sind. Effectuation kann man als „wursteln“ beschreiben, und dann darin einen unternehmerischen Ansatz in „unruhigen Fahrgewässern“ sehen. (Danke für die Beschreibung „Fahrgewässer“ Vicky von den @techgenossen)

Agile Methoden arbeiten ebenfalls iterativ: Wir suchen uns eine Aufgabe die den höchsten Mehrwert (Stand heute) verspricht und die wir planen können, und schauen hinterher was wir erreicht haben und was als nächstes den höchsten Mehrwert verspricht. Ein wichtiges Element dieser iterativen Vorgehensweise ist die Reflexion, was wir erreicht haben.

 

 

Ein Pomodoro Timer ist ein Küchentimer, zum Beispiel in Form einer Tomate. Ich nutze eine App dazu, die mir 25 Minuten Zeit zum Arbeiten gibt, und dann 5 Minuten Pause. Manchmal nutze ich das, um konzentriert und fokussiert an einer Sache zu arbeiten, und manchmal um die Pause einzuhalten. Die Pause brauche ich für mich als Mensch  – etwas Erholung und Zeit für das Unterbewusstsein, etwas Wesentliches das vielleicht gerade übersehen wurde, wieder nach „Vorne“ zu holen.

Den Nutzen von Pausen habe ich erst letzte Woche wieder erlebt: Wir waren in einem Workshop und sollten unter Zeitdruck Interview-Fragen entwickeln. Erst haben wir die Mittagspause verschoben, und dann doch gemacht. Nach 20 Minuten Essen und allgemeinen Plauderns haben wir die Interview-Fragen dann in 2 Minuten fertig gehabt. Fokus ist super, Pausen sind auch super.

 

Die Wahl der Werkzeuge hängt also von der Situation ab und den Menschen.

Letzte Woche haben wir in unserem Working Out Loud Circle die Frage besprochen, wie wir planen. 5 Leute, 5 Situationen, 5 unterschiedliche Ansätze. Bravo!

Bei 5 Leuten waren die Werkzeuge: Kalender, To-Do-Listen, To-Do-App, und Kanban (z.B. Trello). Einige sagten: Ich habe momentan wenig zu planen, da mir reicht der Kalender.
Ich habe viele Dinge die ich umsetzen möchte. Ich finde es doof, wenn mein Kalender mich an Dinge erinnert, die jetzt nicht wirklich fällig sind und vielleicht auch gerade nicht reinpassen. Bei einfachen ToDo-Listen stört mich, dass Unerledigtes dann in den nächsten Tag bzw. die nächste Woche übertragen werden muss.

Deshalb nutze dazu Trello. In Trello schiebe ich Einträge von einer Liste in die andere, also von Committed in Doing nach Done. Mit ein paar Grundregeln, z.B. nicht zu viel gleichzeitig in Doing zu haben, und zu überlegen was ich in Committed schreibe, ermöglicht mir das eine gute Übersicht. Wie kommen Einträge in die Aufgaben-Liste? Warum arbeite ich nicht einfach die ToDo-Liste ab? Meine ToDo-Liste enthält alle Aufgaben als unsortierte Liste.  Da kommt erst mal alles rein, so dass es an einem Platz steht und nicht verloren geht. In die Committed-Liste kommt es, wenn es über die Hürden „Ziele / wichtig 2018“ und „Ziele / wichtig Monat“ kommt. Die habe ich auch als Liste organisiert.

 

Was mir wichtig ist, und damit in Ziele / wichtig 2018 oder Ziele / wichtig Monat kommt bestimme ich nach Stephen Covey’s 7 Prinzipien für effektive Menschen (Prinzip 3) nach der Eisenhower-Matrix: Die teilt Aufgaben nach zwei Kriterien ein: Dringend und Wichtig. Damit ergeben sich 4 Quadranten: Q1 ist dringend und wichtig, Q2 ist nicht dringend aber wichtig, Q3 ist dringend aber nicht wichtig, und in Q4 ist der Rest: nicht dringend und nicht wichtig.
Die Kunst ist nun herauszufinden was wichtig ist, denn die dringenden Aufgaben kommen von alleine. Und wenn ich wichtige Dinge lange nicht bearbeite, werden sie dringend. Deshalb müssen ToDo’s erst mal die Hürde der Ziele passieren. Und bei Aufgaben sind auch konkrete Aufgaben für die wichtigen Dinge dabei. Das plane ich jede Woche ein.
Die Einteilung in die 4 Quadranten entlastet mich, denn ich kann Q4 erst mal ignorieren, und Q3 machen wenn die wichtigen Dinge erledigt sind. @MichaelWyrsch hat ein schönes Bild von den Verhältnissen der Quadranten gemalt. Übrigens macht es manchmal Spaß, nach dem Mittagessen oder in einer kurzen Flaute Q3-Dinge zu tun (oder zu delegieren). Die Q2 Themen sind gut für den Arbeitsstart am Morgen: sie machen nicht unbedingt Spaß, und sie trotzdem zu erledigen schafft ein Erfolgserlebnis.

Was hat das mit achtsam zu tun? Mein Umgang mit Pausen ist ein erster Hinweis. Über Absichtslosigkeit schreibe ich später mehr.

Achtsam wirksam Planen und Umsetzen – meine Planungstools für planbare Dinge

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